お詫びメールを作成するプロンプト
初級
このプロンプトでできること
ビジネスシーンで必要なお詫びメールを、状況に応じて適切な文面で作成できます。謝罪の程度や原因、今後の対応策を含めた丁寧なメールが生成されます。
プロンプト
以下の状況に対するお詫びメールを作成してください。
【状況】
{お詫びが必要な状況を具体的に記載}
【相手】
{送信先の役職・関係性}
【原因】
{問題が発生した原因}
【対応策】
{今後の対応・再発防止策}
以下の点に注意して作成してください：
- 誠意が伝わる丁寧な文面
- 言い訳がましくならないように
- 具体的な対応策を明記
- 適切な敬語表現
カスタマイズ例
- 「社外向け/社内向け」で文面のトーンを調整
- 「至急対応が必要な場合」と追記して緊急度を反映
- 「cc: 上司を含める前提で」と追記してフォーマルさを調整
出力例
件名：【お詫び】納品遅延のご報告とお詫び
株式会社〇〇 △△部 □□様
いつもお世話になっております。 株式会社××の田中でございます。
このたびは、弊社製品の納品に遅延が生じ、 大変ご迷惑をおかけいたしましたこと、 心よりお詫び申し上げます。
（以下省略）
なぜこのプロンプトが効くのか
お詫びメールは、要素が一つ欠けるだけで誠意が伝わらなかったり、逆に言い訳がましく受け取られたりする難しい文書です。このプロンプトは、その失敗要因を構造で潰しています。
- 状況を4要素に分解: 「状況・相手・原因・対応策」を別々に入力させることで、謝罪に必須の構成要素（何が起きたか、誰に、なぜ、どう対処するか）を漏れなくAIに渡せます。特に「対応策」を独立項目にすることで、謝るだけで終わらず再発防止まで含む実用的な文面になります。
- 相手情報でトーンを自動調整: 「送信先の役職・関係性」を渡すことで、敬語のレベルや謝罪の重さがAI側で最適化され、社外宛と社内宛で文面を作り分けられます。
- NG方向の制約指定: 「言い訳がましくならないように」と望ましくない方向を明示する否定制約が、原因説明が責任回避に傾くAIの典型的な失敗を防ぎます。