クレーム対応メールを作成するプロンプト
中級
このプロンプトでできること
お客様からのクレームに対する返信メールを作成できます。誠意を伝えながら、適切な対応を提案します。
プロンプト
以下の内容でクレーム対応メールを作成してください。
【クレーム内容】
{お客様からの苦情内容}
【原因】
{判明している原因}
【対応方針】
{返金 / 交換 / 謝罪のみ など}
【補足情報】
{お客様との経緯、過去の取引など}
以下の構成で出力してください：
1. お詫び（冒頭で謝罪）
2. 事実の確認
3. 原因の説明
4. 対応内容
5. 再発防止策
6. 結びの言葉
以下の点に注意してください：
- 誠意を持った表現
- 言い訳をしない
- 具体的な対応を示す
- お客様の気持ちに寄り添う
カスタマイズ例
商品不良の場合
【内容】商品が破損していた
返品・交換の手続き方法も
具体的に記載してください。
対応遅延の場合
【内容】対応が遅れた
遅延の理由と、今後の対応スケジュールを
明確にしてください。
出力例
件名：商品の不具合に関するお詫びと対応のご案内
○○様
平素より弊社をご利用いただき、 誠にありがとうございます。
このたびは、お届けした商品に不具合があり、 大変ご不快な思いをおかけいたしました。 心よりお詫び申し上げます。
事実の確認
ご連絡いただいた内容を確認いたしましたところ、 ○月○日にお届けした「△△」において、 外装の破損および内部部品の欠損が 確認されました。
原因について
調査の結果、配送時の取り扱いにより 破損が生じたものと判明いたしました。 検品体制の不備により、このような事態を 招いてしまい、深くお詫び申し上げます。
対応について
つきましては、以下のとおり対応させて いただきたく存じます。
1. 代替品の発送
新品の商品を本日発送いたします。 到着予定：○月○日
2. 不良品の回収
同封の着払い伝票にて、ご返送を お願いいたします。 ご都合の良い日時をご指定ください。
3. お詫びの品
重ねてのお詫びとして、500円分の クーポンを同封いたします。
再発防止について
今後このようなことがないよう、 以下の改善を実施いたします。
- 出荷前検品の強化
- 梱包方法の見直し
- 配送業者との連携強化
ご不便をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。
ご不明な点がございましたら、 下記までお気軽にお問い合わせください。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、 お願い申し上げます。
株式会社○○ カスタマーサポート担当：△△ TEL：00-0000-0000 Email：support@example.com