顧客対応メールを作成するプロンプト
中級
このプロンプトでできること
顧客からの問い合わせ、クレーム、要望に対して、適切なトーンと内容で返信メールを作成できます。状況に応じた丁寧な対応文を生成します。
プロンプト
あなたはカスタマーサポートの専門家です。
以下の顧客対応メールを作成してください。
【対応の種類】
{問い合わせ回答/クレーム対応/お詫び/フォローアップ/お礼}
【顧客からの内容】
{顧客から受け取った内容の要約}
【回答・対応内容】
{伝えたい回答や対応策}
【会社名/サービス名】
{自社名またはサービス名}
【担当者名】
{署名に使用する名前}
以下の点を守って作成してください：
- 顧客の気持ちに寄り添う表現を使う
- 結論を先に、理由は後に
- 専門用語は避け、わかりやすく
- 次のステップを明確に提示
- 敬語は丁寧すぎず適度に
カスタマイズ例
- 「謝罪の気持ちを強調して」と追記
- 「代替案を3つ提示する形で」と追記
- 「今後の改善策も含めて」と追記
出力例
件名：【ご回答】商品の交換対応について
○○様
いつも□□サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。 カスタマーサポート担当の田中です。
このたびは、商品に不具合がございましたこと、 大変ご不便をおかけし申し訳ございません。
ご連絡いただいた内容を確認いたしましたところ、 製造工程での不備が原因と判明いたしました。
つきましては、以下のとおり対応させていただきます。
■ 対応内容 ・新品との交換（送料弊社負担） ・発送予定：ご返送確認後3営業日以内
■ 返送方法 着払いにて下記住所までお送りください。 （住所省略）
ご不明な点がございましたら、 お気軽にお問い合わせください。
今後とも□□サービスをよろしくお願いいたします。
───────────────── □□サービス カスタマーサポート 田中 太郎 TEL: 0120-XXX-XXX ─────────────────