引き継ぎ資料を作成するプロンプト
中級
このプロンプトでできること
異動・退職・担当変更時に必要な引き継ぎ資料を、漏れなく整理した形で作成できます。業務内容、関係者、注意点などを体系的にまとめます。
プロンプト
# Task
以下の業務情報から、後任者向けの引き継ぎ資料を作成してください。
# Output Format
## 1. 業務概要
- 担当業務の目的・位置づけ
- 主な責任範囲
## 2. 定常業務
| 業務名 | 頻度 | 概要 | 関連ツール・システム |
|--------|------|------|---------------------|
| [業務] | [日次/週次/月次] | [内容] | [ツール名] |
## 3. 関係者一覧
| 名前・部署 | 役割 | 連絡手段 | 備考 |
|-----------|------|---------|------|
| [名前] | [役割] | [メール/Slack等] | [特記事項] |
## 4. 重要な注意点・ノウハウ
- [過去のトラブル事例と対処法]
- [暗黙知・コツ]
## 5. 進行中の案件
| 案件名 | 状況 | 次のアクション | 期限 |
|--------|------|---------------|------|
| [案件] | [状況] | [TODO] | [日付] |
## 6. 参照ドキュメント・ファイル
- [ファイル名]: [保存場所] - [説明]
## 7. アカウント・権限情報
- [システム名]: [権限の引き継ぎ方法]
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# 引き継ぐ業務の情報
[担当業務の内容を自由に記述]
# 補足
- 引き継ぎ期間: [期間]
- 後任者の経験レベル: [新人 / 経験者 / 未定]
カスタマイズ例
簡易版（短期プロジェクト向け）
以下のプロジェクト情報から、簡潔な引き継ぎメモを作成してください。
## 出力形式
### プロジェクト概要
### 現在の状況
### 残タスク
### 関係者連絡先
### 注意点
プロジェクト情報:
[内容を記述]
チェックリスト形式
以下の業務の引き継ぎチェックリストを作成してください。
## 出力形式
### 引き継ぎ前の準備
- [ ] [準備項目]
### 引き継ぎ時に説明すること
- [ ] [説明項目]
### 引き継ぎ後のフォロー
- [ ] [確認項目]
業務内容:
[内容を記述]
出力例
入力:
経理部で請求書処理を担当。毎月10日締めで請求書をまとめて、20日に支払い処理。
SAP使用。田中部長の承認が必要。過去に二重支払いのミスがあった。
現在、来月分の請求書が3件未処理。Googleドライブに過去の請求書データあり。
1. 業務概要
- 目的: 取引先への支払いを正確かつ期日通りに実行する
- 責任範囲: 請求書の受領・確認・処理・支払い実行
2. 定常業務
業務名 頻度 概要 関連ツール 請求書受領・確認 日次 届いた請求書の内容確認 メール、Slack 請求書データ入力 随時 SAPへの請求情報登録 SAP 月次締め処理 月次（10日） 当月請求分の確定 SAP、Excel 支払い処理 月次（20日） 承認後の支払い実行 SAP 3. 関係者一覧
名前・部署 役割 連絡手段 備考 田中部長（経理部） 承認者 メール 支払い前に必ず承認を得る 4. 重要な注意点・ノウハウ
- 二重支払い防止: 過去に同一請求書の二重支払いが発生。SAP登録前に必ず請求書番号で重複チェックを行う
- 締め日厳守: 10日を過ぎた請求書は翌月処理となるため、月初は早めに処理を進める
5. 進行中の案件
案件名 状況 次のアクション 期限 A社請求書 未処理 SAP入力 12/10 B社請求書 未処理 内容確認中 12/10 C社請求書 未処理 SAP入力 12/10 6. 参照ドキュメント
- 過去請求書データ: Googleドライブ「経理部 > 請求書」フォルダ
- SAP操作マニュアル: 社内Wiki参照
なぜこのプロンプトが効くのか
引き継ぎ資料は「何を書き漏らしたか」が後から判明する性質の文書で、自由記述に任せると属人的な勘で抜け漏れが生じる。このプロンプトはそれを構造で防いでいる。
- 出力フォーマットを7項目に固定: 業務概要・定常業務・関係者・注意点・進行中案件・参照ドキュメント・権限情報という観点を見出しで先に与えることで、入力情報が断片的でも各項目が空欄チェックリストとして機能し、書き漏らしを可視化する。
- テーブルの列を明示: 定常業務に「頻度」、関係者に「連絡手段」、進行中案件に「次のアクション・期限」と列を指定しているため、後任者が即動くために必要な粒度の情報を引き出せる。「担当者は田中部長」で終わらせず連絡手段まで埋めさせるのがこの設計の要点。
- 入力と補足を分離: 業務情報とは別に「後任者の経験レベル」を渡すことで、説明の詳しさを相手に合わせて調整させ、ノウハウ欄（暗黙知）の言語化を促す。