返品・返金対応文を作成するプロンプト
このプロンプトでできること
返品・返金に関するお客様対応メールを作成できます。ポリシーに沿った丁寧な対応で顧客満足度を維持します。
プロンプト
以下の内容で返品・返金対応メールを作成してください。
【お客様の要望】
{返品 / 返金 / 交換}
【理由】
{商品不良 / イメージ違い / サイズ違い など}
【商品情報】
{商品名、購入日}
【対応方針】
{承諾 / 一部承諾 / お断り}
【自社ポリシー】
{返品条件、期限など}
以下の構成で出力してください：
1. お礼・お詫び
2. 対応内容の案内
3. 手続き方法
4. 注意事項
5. 締めの言葉
以下の点に注意してください：
- 丁寧で誠意ある文面
- 手続きをわかりやすく
- お客様の負担を最小限に
カスタマイズ例
返品を承諾する場合
【対応】返品承諾
返品方法、返金のタイミング、
必要書類を詳しく説明してください。
返品をお断りする場合
【対応】お断り
丁寧にお断りしつつ、
代替案を提示してください。
出力例
返品承諾の場合
件名：ご返品のお手続きについて
○○様
いつも○○ショップをご利用いただき、 誠にありがとうございます。
このたびは、お届けした商品に ご満足いただけなかったとのこと、 大変申し訳ございません。
ご連絡いただきました「△△」の返品について、 下記のとおりお手続きをご案内いたします。
返品方法
1. 商品の準備
以下をご返送ください。
- 商品本体（未使用の状態）
- 付属品一式
- 納品書（お持ちの場合）
2. 梱包
配送中の破損防止のため、 お届け時の箱、または同等の梱包材で 梱包をお願いいたします。
3. 返送先
〒000-0000 ○○県○○市○○町1-2-3 株式会社○○ 返品係 TEL：00-0000-00004. 送料について
今回は弊社不備のため、 着払いにてご返送ください。
返金について
商品到着・検品後、7営業日以内に ご登録のクレジットカードへ返金いたします。
- 返金金額：○○円
- 返金方法：クレジットカードへの返金
- 返金予定：商品到着後7営業日以内
ご注意事項
- 返送期限：○月○日まで
- 使用済み・タグ切り取り済みの商品は 返品をお受けできない場合がございます
ご不便をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。
ご不明な点がございましたら、 お気軽にお問い合わせください。
今後とも○○ショップをよろしくお願いいたします。
返品をお断りする場合
件名：ご返品のご依頼について
○○様
いつも○○ショップをご利用いただき、 誠にありがとうございます。
このたびは、ご購入いただいた「△△」の ご返品についてご連絡いただき、 ありがとうございます。
ご依頼内容を確認いたしましたところ、 誠に恐れ入りますが、今回のご返品を お受けすることができません。
理由
弊社の返品ポリシーでは、 以下の条件を返品対象としております。
- 商品到着後7日以内のご連絡
- 未使用・未開封の商品
- タグ・付属品が揃っている状態
今回、ご使用後の商品であり、 上記条件を満たしていないため、 返品をお受けすることができません。
代替案のご提案
代わりに、以下のご提案をさせていただきます。
1. 次回ご注文時の割引
次回のご注文で使える15%OFFクーポンを 発行いたします。
2. サイズ交換（差額負担）
同商品の別サイズへの交換は、 送料のみご負担で承ります。
ご期待に沿えず申し訳ございませんが、 ご理解いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、 お気軽にお問い合わせください。
今後とも○○ショップをよろしくお願いいたします。