繰り返し業務をテンプレート化するプロンプト
初級
このプロンプトでできること
日々の繰り返し業務を分析し、再利用可能なテンプレートを作成できます。毎回ゼロから考える手間を省き、品質のばらつきも防げます。
プロンプト
以下の業務をテンプレート化してください。
【業務名】
{テンプレート化したい業務}
【この業務の頻度】
{日に何回、週に何回など}
【毎回変わる部分】
{案件名、日付、金額など}
【毎回同じ部分】
{定型文、フォーマット、手順など}
【現在の作業時間】
{1回あたり何分かかるか}
以下を作成してください：
1. テンプレート本体
- 変数部分を【】で明示
- コピペですぐ使える形式
2. 使い方ガイド
- どこを埋めればいいか
- よくあるパターン例
3. チェックリスト
- 送信前・提出前の確認項目
4. 時短効果の試算
- テンプレート使用で削減できる時間
カスタマイズ例
- 「メール用のテンプレートとして」と追記
- 「社内申請書のフォーマットで」と追記
- 「Slack投稿用に短くまとめて」と追記
出力例
週次報告メールテンプレート
1. テンプレート本体
件名：【週次報告】【部署名】【氏名】【日付】 【宛先】様 お疲れ様です。【氏名】です。 今週の業務報告をお送りします。 ■ 今週の成果 ・【成果1】 ・【成果2】 ・【成果3】 ■ 進捗状況 | 案件名 | 進捗 | 備考 | |--------|------|------| | 【案件1】 | 【進捗率】% | 【備考】 | ■ 来週の予定 ・【予定1】 ・【予定2】 ■ 課題・相談事項 【あれば記載、なければ「特になし」】 以上、よろしくお願いいたします。2. 使い方ガイド
変数 入力例 【部署名】 営業部、開発部 【進捗率】 80、完了 3. チェックリスト
- 宛先は正しいか
- 数字に誤りはないか
- 添付ファイルは必要か
4. 時短効果
- 従来：15分/回 × 週1回 = 月60分
- テンプレ使用：5分/回 × 週1回 = 月20分
- 削減効果：月40分（67%削減）
このプロンプトが効果的な業務
- 週次・月次の報告メール
- 見積書の送付文
- 会議招集の連絡
- 進捗確認のリマインド
- お礼メール・フォローアップ